Location :
Ottawa, Ontario
Introduction :
L’ACC est à la recherche d’un(e) coordinateur(trice) d’événements et de réunions dynamique, soucieux(se) du détail et enthousiaste pour soutenir la planification et l’exécution d’événements nationaux, tout en apportant un soutien administratif et de coordination essentiel pour les activités de gouvernance.
Sous la responsabilité du ou de la gestionnaire, événements et réunions, le ou la titulaire de ce poste joue un rôle clé en offrant des expériences de haute qualité aux membres par le biais de conférences, de symposiums, de retraites du conseil d’administration et d’autres rassemblements stratégiques. Le ou la titulaire travaille également en étroite collaboration avec le président et le vice-président associé pour soutenir les opérations de gouvernance en préparant les documents de réunion, les cahiers d’information et en coordonnant la logistique pour le conseil d’administration, les conseils nationaux et les comités.
La personne idéale est très organisée, créative, polyvalente, discrète et orientée vers les solutions. Elle est à l’aise pour travailler de manière autonome dans un environnement en évolution rapide et apporte à son travail de solides compétences en matière de communication, un jugement sûr et une approche collaborative.
À propos du rôle :
L’Association canadienne de la construction (ACC) est la voix nationale de l’industrie canadienne de la construction, faisant entendre les objectifs de politique publique, de droit et de développement des normes des entrepreneurs, des fournisseurs et des professionnels apparentés travaillant au sein de notre industrie ou auprès d’elle.
La construction est l’épine dorsale de l’économie canadienne. Elle emploie quelque 1,6 million de Canadiens et Canadiennes, injecte environ 151 milliards de dollars par an dans l’économie nationale et représente près de 7,4 % du produit intérieur brut (PIB) du Canada. Son impact est immense. La vie dont nous jouissons est rendue possible grâce à la construction : des écoles que fréquentent nos enfants aux hôpitaux qui nous soignent, en passant par les routes et les ponts qui relient nos communautés.
Responsabilités :
Principales responsabilités :
- Soutenir la planification et l’organisation d’événements en personne et virtuels, y compris la coordination des lieux, l’organisation des voyages, l’inscription, la restauration, la gestion des fournisseurs et l’exécution sur place.
- Maintenir et mettre à jour le calendrier principal des réunions, des jalons et des événements de l’ACC.
- Élaborer et gérer des plans, des calendriers, des budgets et des listes de contrôle pour les projets d’événements.
- Préparer et coordonner le matériel de l’événement tel que les badges, la signalisation, les programmes, les dossiers de présentation et les articles promotionnels.
- Gérer la communication et la logistique avec les participants, y compris les messages avant l’événement, le suivi des réponses aux invitations, le décompte des inscriptions et le suivi après l’événement.
- Soutenir les orateurs et les commanditaires, notamment en faisant le suivi des livrables et en fournissant un soutien logistique.
- Gérer les tâches administratives telles que l’examen des demandes d’événement (BEO), les réservations de voyage, les réservations de restaurant et la résolution des problèmes sur place.
- Coordonner la programmation, la logistique et la communication pour les réunions du conseil d’administration, des comités et des conseils.
- Préparer et formater les documents de réunion, les notes d’information et les dossiers de gouvernance en collaboration avec l’équipe de direction pour les réunions du conseil d’administration, du conseil et des comités.
- Effectuer le suivi des mesures prises lors des réunions et veiller à ce que les mesures de suivi soient prises en temps voulu.
- Tenir des registres précis et organiser l’archivage des documents pour les organes de gouvernance.
- Soutenir le processus de planification annuelle et les événements hors site pour le personnel.
Qualités :
- Le bilinguisme est préférable.
- Diplôme d’études supérieures en gestion d’événements, en administration des affaires, en communication ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.
- Expérience d’au moins un an dans la coordination d’événements ou le soutien administratif.
- Maîtrise de Microsoft Office 365 (compris de SharePoint).
- Une expérience avec Zoom, Pheedloop, Certain ou d’autres plateformes d’événements similaires est un atout.
- Une bonne connaissance des outils de gestion de projet (par exemple Asana) est considérée comme un atout.
- Les candidats doivent être en mesure de voyager légalement au Canada et à l’étranger; un passeport en cours de validité est requis.
Compétences et connaissances :
- Solide compréhension de la logistique des événements, de la conception à l’exécution.
- Un grand souci du détail et d’excellentes compétences organisationnelles, avec la capacité de gérer plusieurs priorités à la fois, de respecter les délais et de maintenir un haut niveau de précision.
- Personne hautement professionnelle, dotée d’un jugement sûr, d’une grande discrétion et d’une capacité à gérer des informations confidentielles.
- Aptitudes exceptionnelles de communication écrite et orale.
- Esprit de collaboration, esprit d’équipe, volonté de soutenir les autres et de s’adapter si nécessaire.
- Orientée vers les processus, la personne recherchée est en mesure de repérer les inefficacités et de résoudre les problèmes de manière créative.
- Solides compétences interpersonnelles; capacité à travailler de façon efficace avec les hauts responsables et les partenaires externes.
- Personne proactive, débrouillarde et en mesure de s’épanouir dans un environnement en constante évolution.
Ce que nous offrons :
- Un environnement de travail hybride à Ottawa, avec des jours de bureau fixes, vous offrant l’avantage de pouvoir travailler à la fois à domicile et en personne, dans un environnement d’équipe collaboratif.
- Prestations de soins de santé et de soins dentaires prises en charge par l’employeur à l’issue d’une période probatoire de trois mois.
- Un programme de vacances compétitif, avec un congé annuel de fermeture du bureau.
- Possibilités de perfectionnement professionnel et événements sociaux à l’échelle de l’organisation.
- Une carrière stimulante au service de l’une des industries les plus importantes et les plus influentes du Canada.
Fourchette salariale :
- La rémunération est à déterminer au moment de l’embauche, en fonction de l’expérience et du profil du candidat retenu ou de la candidate retenue.
- De 50 000 $ à 60 000 $ par an.
Comment poser votre candidature :
Veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation à [email protected] en précisant « Coordonnateur/Coordonnatrice – événements et réunions » dans le sujet.