Gestionnaire, événements et réunions

Location :

Ottawa (Ontario)

Introduction :

Poste : Gestionnaire, événements et réunions
Relève de : Vice-président(e), communications, marketing et services aux membres
Personnel sous sa responsabilité : Coordonnateur(trice), événements et réunions

À propos du poste:

Le ou la gestionnaire, événements et réunions, joue un rôle clé dans la réalisation de la mission de l’Association canadienne de la construction (ACC) en dirigeant la planification, la coordination et la tenue de réunions, de conférences et d’événements de grande qualité qui renforcent l’engagement des membres et appuient les priorités stratégiques de l’organisation.

Ce poste consiste à superviser la gestion opérationnelle et financière du portefeuille d’événements nationaux de l’ACC, notamment la logistique des événements, la recherche de lieux, les relations avec les fournisseurs, les budgets et la mise en œuvre sur place. En étroite collaboration avec les équipes internes, la haute direction et les partenaires externes, le ou la gestionnaire veille à ce que les événements se déroulent sans accroc, offrent une expérience exceptionnelle aux participants et reflètent l’engagement de l’ACC envers l’excellence.

Le ou la gestionnaire dirige et soutient également l’équipe chargée des événements et des réunions, cerne les possibilités d’amélioration des processus et de l’efficacité, et contribue au succès continu des événements de l’ACC.

Si vous vous épanouissez dans un milieu dynamique où vous aimez mettre la main à la pâte, si vous aimez rassembler les gens, si vous possédez de solides compétences en organisation et en leadership, et si vous tirez une grande fierté à créer des expériences événementielles mémorables, nous vous encourageons à poser votre candidature.

À propos du rôle :

L’Association canadienne de la construction (ACC) est la voix nationale de l’industrie canadienne de la construction, faisant entendre les objectifs de politique publique, de droit et de développement des normes des entrepreneurs, des fournisseurs et des professionnels apparentés travaillant au sein de notre industrie ou auprès d’elle.

L’industrie de la construction est le pilier de l’économie canadienne : elle emploie quelque 1,6 million de Canadiens, injecte environ 161 milliards de dollars par année dans l’économie nationale et représente près de 7,4 % du produit intérieur brut (PIB) du Canada. Son impact est immense. La vie dont nous jouissons est rendue possible grâce à la construction : des écoles que fréquentent nos enfants aux hôpitaux qui nous soignent, en passant par les routes et les ponts qui relient nos communautés.

Responsabilités :

Planification et réalisation d’événements

Diriger la planification et l’organisation des réunions, conférences, retraites et événements de l’ACC, notamment la conférence annuelle, les réunions et la retraite du conseil d’administration, le symposium sur les pratiques exemplaires en construction, les activités de la Journée sur la Colline et toute autre activité qui vous est confiée.
Élaborer les plans de travail, les échéanciers, les chemins critiques et les budgets des événements, et définir les exigences opérationnelles connexes.
Superviser la logistique des événements, notamment les lieux, l’hébergement, la restauration, la production audiovisuelle, le transport, l’inscription, les activités de divertissement et la coordination sur place.
Collaborer avec les équipes internes afin de coordonner les aspects logistiques liés aux programmes des événements, aux conférenciers et aux activités.
Cerner les risques opérationnels, élaborer des plans d’urgence et résoudre les problèmes liés aux événements, en signalant les problèmes importants à la hiérarchie au besoin.
Veiller à ce que les événements respectent les normes de service établies et offrent une expérience professionnelle et positive aux participants.
Superviser les évaluations après les événements et recommander des améliorations.

Gestion du budget et des fournisseurs

Élaborer, gérer et surveiller les budgets des événements, en veillant à l’exactitude des prévisions et en effectuant le suivi des engagements financiers, des dépenses, des acomptes, des paiements aux fournisseurs et des écarts budgétaires.
Diriger le processus de sélection des lieux et des fournisseurs, notamment les demandes de propositions, les visites des lieux, les évaluations et les négociations.
Diriger les recherches sur les destinations et les lieux d’accueil, les demandes de propositions, les visites des sites, l’évaluation des fournisseurs et les négociations.
Négocier et gérer les contrats avec les fournisseurs, les livrables, les échéanciers de paiement et les normes de service.
Surveiller les obligations contractuelles, notamment les contingents de chambres, les dépenses minimales en restauration, les modalités d’annulation et les échéanciers de paiement.
Cerner les occasions de gérer les coûts, d’améliorer l’efficacité et de réduire les risques financiers.
Fournir régulièrement à la direction des bilans financiers et des rapprochements après l’événement.
Entretenir de bonnes relations avec les hôtels, les lieux d’accueil et les autres fournisseurs liés à l’organisation d’événements.

Coordination interne et relations avec les parties prenantes

Travailler en collaboration avec les services internes afin de coordonner les besoins liés aux événements et de voir à leur bon déroulement.
Collaborer avec le service du marketing et des communications concernant les échéanciers de promotion des événements, les renseignements relatifs à l’inscription, les exigences en matière d’image de marque et les communications destinées aux participants.
Collaborer avec les responsables désignés des commandites afin de veiller à ce que les avantages convenus, les mesures de visibilité des commanditaires et les livrables sur place soient intégrés aux plans de l’événement.
Coordonner les besoins des conférenciers, leurs déplacements, leur hébergement, leurs besoins audiovisuels et la logistique liée aux présentations.
Appuyer la haute direction et les responsables bénévoles dans la gestion des aspects opérationnels des réunions du conseil d’administration, des comités et des réunions liées à la gouvernance.

Direction d’équipe et délégation

Superviser, encadrer et accompagner le coordonnateur ou la coordonnatrice, événements et réunions, dans son perfectionnement.
Attribuer la responsabilité des réunions, des activités et des axes de travail opérationnels pertinents, en définissant clairement les attentes, les échéances et les résultats attendus.
Offrir encadrement et soutien tout en permettant au coordonnateur ou à la coordonnatrice de gérer de façon autonome les responsabilités qui lui sont confiées.
Gérer les priorités, la charge de travail et les échéanciers de l’équipe en vue du bon déroulement des événements.
Coordonner le personnel interne supplémentaire, les sous-traitants et les ressources externes, au besoin.
Favoriser un climat de travail collaboratif, solidaire et axé sur le service au sein de l’équipe.

Systèmes de gestion des événements et amélioration continue

Superviser les plateformes d’inscription aux événements, les outils de planification et les systèmes de production de rapports.
Gérer les processus, les modèles, les listes de vérification et la documentation relatifs à la planification d’événements.
Veiller à l’exactitude des registres des événements, des renseignements d’inscription, des ententes avec les fournisseurs et de la documentation financière.
Cerner les occasions de rationaliser les processus, d’améliorer l’efficacité et d’enrichir l’expérience des participants.

Qualités

Formation postsecondaire en gestion d’événements, en hôtellerie, en administration des affaires ou dans une discipline connexe, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.
De cinq à sept ans d’expérience dans la gestion de congrès, d’événements et de réunions, avec des responsabilités croissantes, de préférence au sein d’une association nationale, d’un organisme associatif ou d’un milieu comparable.
Expérience avérée dans la gestion de conférences complexes s’étalant sur plusieurs jours et de réunions de haut niveau.
Solide expérience en matière de budgétisation d’événements, de prévisions, de rapports financiers, de négociations avec les fournisseurs et de gestion des contrats.
Expérience en matière de supervision du personnel et de coordination des ressources internes et externes.
Solides compétences en gestion de projet, en organisation, en négociation et en résolution de problèmes.
Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en communication, notamment une expérience de collaboration avec des cadres supérieurs, des membres du conseil d’administration et des intervenants externes.
Maîtrise des plateformes d’inscription aux événements, de Microsoft Office et des outils de gestion de projet.
Capacité à gérer de façon autonome plusieurs événements, priorités et échéances.
Disponibilité pour des déplacements à l’intérieur du pays et, à l’occasion, à l’étranger, y compris le soir et la fin de semaine si nécessaire.

Atouts : Le titre de CMP, la maîtrise de l’anglais et du français, ainsi qu’une expérience dans l’organisation de congrès d’associations à l’échelle nationale ou internationale.

Ce que nous offrons :

Un environnement de travail hybride établi à Ottawa, avec des journées de présence obligatoire au bureau, vous permettant de profiter du meilleur du télétravail et du travail en personne, au sein d’une équipe collaborative.
Prestations de soins de santé et de soins dentaires prises en charge par l’employeur à l’issue d’une période probatoire de trois mois.
Un programme de vacances compétitif, avec un congé annuel de fermeture du bureau.
Des possibilités de perfectionnement professionnel et des événements sociaux à l’échelle de l’association.
Une carrière stimulante au service de l’une des industries les plus importantes et les plus influentes du Canada.

Échelle salariale :

La rémunération est à déterminer en fonction de l’expérience et des qualités de la personne retenue.

Comment postuler

Veuillez envoyer votre CV et votre lettre de présentation à [email protected], en indiquant l’objet suivant : Candidature au poste de Gestionnaire, événements et réunions.